Электронный документооборот
с чего начать?
Повысить эффективность работы сотрудников и облегчить процесс управления компанией в целом можно при помощи автоматизации документооборота. Все чаще внедрение СЭД (системы электронного документооборота) становится не просто прихотью или данью современности, а настоящей необходимостью.

По мере увеличения масштаба бизнеса становится сложнее контролировать движение того или иного документа от специалиста к специалисту, замедляется поиск нужных бумаг и время составления отчетов по работе с ними.

Постепенный перевод бумажных записей в электронную базу и автоматизация бизнес-процессов позволяет комплексно подойти к решению подобных проблем, поскольку обеспечивает:

• организацию централизованного хранения документов и оперативную работу с документами любого типа с учетом прав пользователей;
• возможность коллективного доступа к рассмотрению, согласованию, утверждению документов, а также выполнения поставленных задач и контроля деятельности сотрудников;
• регистрации и маршрутизации входящих и исходящих документов и др.


Как происходит внедрение программного обеспечения?


Процесс автоматизации документооборота предполагает несколько этапов. Подготовку каждая компания проводит самостоятельно, оставляя технические вопросы интегратору СЭД.

Основными этапами являются:

• определение требований к программе;
• формирование целей и спецификаций компании, а также критериев соответствия программному обеспечению;
• обращение к интегратору — поставщику ПО;
• установка и интеграция в существующую ИТ-инфраструктуру;
• фиксирование всех принятых мер посредством ведения протоколов.

Непосредственные работы по подключению СЭД выполняют специалисты, которые также проводят тестирование, обучают и консультируют персонал. Выбирая ту или иную программу, обратите внимание на ее ключевые характеристики: насколько она соответствует функциональным задачам компании, проста в использовании, открыта и адаптируема.

Читайте также

Электронный документооборот:
с чего начать?
Управение ИТ-процессами
и инфраструктурой
Готовое ПО или разработка
с нуля — что выбрать?
Автоматизация предприятия — на что обратить внимание?